1.4 Utilizadores e funções

Em O meu escritório → Definições → Utilizadores, o titular e os administradores criam as contas dos colegas, escolhem a função de cada um e gerem o acesso.

Funções

• Administrador (titular) — quem criou a conta da organização. É único, e a função não pode ser alterada. Não pode ser suspenso nem eliminado. Apenas o titular exporta os dados do escritório (Definições → Dados) e pede a eliminação da conta.
• Administrador — acresce ao trabalho do dia a dia a gestão dos utilizadores, da subscrição e das Definições da organização. Acede a O meu escritório → Desempenho, Subscrição, Preçário e Integrações.
• Colaborador — todo o trabalho do dia a dia: entidades, bens, processos, minutas e documentos. Em Definições, acede apenas a Dados gerais, Segurança, Notificações e Aplicação mobile.
• Consulta — vê toda a informação da organização, sem poder criar nem alterar nada.
• Os administradores veem ainda os processos confidenciais de que não são responsáveis, alargam a página de Alertas a todos os processos, reabrem Notas de Despesas e Honorários finalizadas e acompanham os pedidos de suporte e as sugestões da equipa.

Criar a conta de um colega

1. Selecione + Adicionar utilizador.
2. Preencha o Nome, o Email, o Género e o Título profissional e escolha a Função.
3. Defina a Palavra-passe (mínimo 10 caracteres) e confirme-a.
4. Selecione Criar utilizador. A conta fica pronta a usar, sem confirmação por email nem assistente de boas-vindas. Entregue o email e a palavra-passe ao colega, que deve alterá-la no primeiro acesso (Definições → Segurança).

• O cartão indica quantos utilizadores estão em uso face aos incluídos na subscrição. Esgotados estes, o botão fica desativado: adquira utilizadores adicionais em O meu escritório → Subscrição.
• Não é possível criar uma conta com um email já registado no Nomus.

Gerir o acesso

A função altera-se na coluna Função e grava de imediato. As restantes operações constam do menu ⋮ Ações de cada linha. O titular e o próprio utilizador não dispõem destas operações.

• Repor palavra-passe — define uma nova palavra-passe, a entregar ao colega. As sessões dele são terminadas.
• Suspender retira o acesso temporariamente, terminando a sessão em curso; Reativar devolve-o. O utilizador suspenso continua a ocupar um dos utilizadores da subscrição.
• Eliminar retira o acesso de forma definitiva e liberta o utilizador na subscrição. O histórico do escritório mantém-se: o que o colega criou e fez continua registado em seu nome, tal como os pedidos de suporte e as sugestões que enviou. Da conta fica apenas o nome.
• Os processos de que o utilizador eliminado era o único responsável passam a ter o titular como responsável.
• Um utilizador que assine um livro de DPA aberto só pode ser eliminado depois de fechado o livro.
• Estado «Excedente» — o utilizador excede os utilizadores da subscrição (por exemplo, após a redução dos utilizadores adicionais). Ficam sem acesso os criados mais recentemente. Os dados mantêm-se e o acesso é reposto logo que a subscrição os volte a incluir. O titular é avisado por email.