1.3 Preparação inicial: dados do escritório e perfil

Recomenda-se a seguinte configuração antes da criação do primeiro processo.

1. Aceda a O meu escritório → Definições → Dados gerais e preencha o Perfil e os Dados de faturação. Caso emita Notas de Despesas e Honorários, preencha igualmente os Dados bancários — constam do documento emitido.
2. Ative a Autenticação de dois fatores (2FA), em O meu escritório → Definições → Segurança, atenta a natureza dos dados tratados (ver 1.5).
3. Em Definições → Processos, configure a referência interna dos processos (prefixo, reinício anual da numeração e número inicial da série) (ver 6.11).
4. No mesmo separador, reveja as Categorias dos processos jurídicos e judiciais e os Tipos de intervenientes e acrescente os que utiliza (ver 6.10).
5. Caso utilize papel timbrado, carregue-o em Definições → Papel timbrado. Os documentos gerados passam a sair timbrados (ver 11.5).

Dados gerais

Em O meu escritório → Definições → Dados gerais reúnem-se os dados do utilizador e do escritório.

• Perfil — nome e dados profissionais (título profissional e cédula), utilizados nas minutas e, na autenticação de documentos, para identificar o profissional signatário.
• Morada profissional — a morada que as minutas inserem através das etiquetas de «O meu escritório».
• Assinatura — a imagem da assinatura do utilizador, carregada (PNG ou JPEG) ou desenhada em «Desenhar assinatura». No telemóvel e no tablet, desenhe com o dedo ou a caneta no próprio ecrã. No computador, aponte a câmara do telemóvel para o código QR, desenhe a assinatura no telemóvel, toque em «Enviar para o computador» e confirme no computador em «Usar esta assinatura» — o código é válido durante 10 minutos e só pode ser usado uma vez. Em alternativa, «Prefiro desenhar aqui, com o rato». O fundo claro torna-se transparente. Antes de gravar, a nova assinatura aparece numa pré-visualização e só passa a valer em «Usar esta assinatura»; havendo já uma, a pré-visualização avisa que a anterior será removida e substituída pela nova, sem alterar os documentos anteriormente assinados. «Remover» apaga-a; os documentos onde já foi inserida ficam como estão. Insere-se nos documentos pelo botão «Assinatura» do editor e pela etiqueta «Assinatura do profissional» das minutas, e só o próprio utilizador a pode usar (ver 11.2 e 12.1). A utilização deste sistema de assinatura é da responsabilidade do utilizador, que deve certificar-se de que se adequa às situações em que é utilizada.
• Dados de faturação — utilizados nas faturas da subscrição. O código postal determina o regime de IVA e a retenção na fonte com que nascem as Notas de Despesas e Honorários (continente, Madeira ou Açores).
• Dados bancários — o IBAN que consta das Notas de Despesas e Honorários.
• O Escritório, os Dados de faturação e os Dados bancários são visíveis apenas ao titular e aos administradores.